قدرتمندترین ابزار براي ايجاد ارتباط در پروژه گزارش مي باشد. تهیه گزارش هاي پروژه به تمامي اشکال از فعاليتهاي در طول ماه كه در پروژه اتفاق مي افتد، فشار زیادي به تيم پروژه وارد مي كند. یکپارچه سازی و استاندارد كردن گزارشها ي پروژه براي حصول كيفيت، يك نقش مهم براي مدير پروژه است. تهيه و تدارك يك گزارش پيشرفت ماهانه خوب و قابل فهم كه منطبق بر استاندارد باشد كار مشكل و حساسي براي مدير پروژه است. اين مقوله همچنين يك موقعيت خوب براي بازبيني ساير گزارش هاي كنترل پروژه و كنترل نحوه پيشرفت و اجراي پروژه است. گزارش های پيشرفت ماهانه يك نگاه مختصری از نحوه حركت تيم پروژه براي دستيابي به هدف را نيز نمايان مي كند. هدف اصلي از گزارشهاي پيشرفت، آگاهي از نحوه عملكرد نفرات یا تیم ها در اجراي كار مي باشد، و هدف بعدي، ثبت و نگهداري از وقايع مهم اتفاق افتاده در پروژه مي باشد.
انواع گزارش
گزارش ها به ٣ دسته تقسيم مي گردند:
گزارش هاي عادي: در زمان هاي معين توليد مي گردند، اما مقصود تنظيم تقويمي نيست. گزارش هاي مربوط به مديريت ارشد معمولا به صورت دوره اي است اما در سطوح پايين تر ممكن است بصورت منظم و در زمان هاي كوتاه تر تهيه شود.
گزارشهاي استثنائي: اين نوع گزارش ها در دو مورد مفيد هستند:
1) اين گزارش ها مستقيما در جهت اتخاذ تصميم هاي مربوط به مدير پروژه بوده که می بایست مابين اعضاء تصميم گيرندگان توزيع شود.
2) اين گزارش ها ممكن است زماني صادر شود كه تصميمي مبتني بر استثنا اتخاذ مي شود. اما در هر حال استفاده از اين نوع گزارش بايد محدود باشد زيرا كه موجب القاي نوعي محافظه كاري مدير پروژه در كاركنان می شود.
تحليل هاي ويژه:اين گزارش ها با هدف انتشار نتايج بررسي هاي ويژه كه بصورت بخشي از پروژه يا بعنوان پاسخي به مسائل خاص پيش آمده که در ضمن اجراي پروژه است، بكار مي رود.
اين دسته از گزارش ها بين تمامي كساني كه علاقه مند باشند توزيع مي شود.
